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第一章  前言

「辦公室做環保DIY」及「辦公室做環保實戰手冊」,係針對辦公室環境,提供環保工作常識、具體作法即推動辦公室做環保實際案例等重點。

其中「辦公室做環保DIY」這本手冊內,指出了辦公室常見的環保問題,同時提供了減量(Reduce)、再利用(Reuse)、回收再生(Recycle)、再修復(Repair)、拒絕使用(Refuse),即簡稱五R的環保概念,宣導個人在辦公室中,隨手做環保。

在「推動辦公室做環保新生活的步驟」中,則介紹了組織的建置、自我檢視、選擇概念的環保主題、認定目標、活動策劃等,讓有志推動辦公室做環保的企業、機關參與。

我們希望這本冊子能成為政府單位訓練各機構、政府及其他企業開始從工作環境中做環保的教材,讓相關的同仁在辦公室的環保工作中,輕鬆愉快的勝任,並獲得全體同仁的共識,讓他們在辦公室中派上用場,擁有乾淨、美好而和諧的工作環境。 

第二章  辦公室中推行環保

一、辦公室的環保問題

人人期盼有個潔淨生生不息的辦公環境,然在辦公室中可能影響工作情緒或降低工作情緒或降低工作能力之環保問題及潛伏之危害健康因子如下:

1.《室內空氣品質》

半密閉空間中,容易導致二氧化碳濃度過高、二手菸、揮發性有機溶劑、生物性懸浮微粒(氣膠),石綿建材等影響空氣品質。

2.《噪音》

室外噪音之隔音、室內空調、馬達之噪音、電話、交談聲等。

3.《飲水》

飲用水水源、室內管線、水池水塔、飲水機等之污染、浪費水資源等。

4.《廢棄物》

大量廢紙、廢容器(廢鐵罐、廢塑膠、廢玻璃、廢鋁罐)、廢電池及少量廚餘之貯存、回收、清理等問題。

5.《環境衛生》

高溫潮濕易滋生蚊蠅、蟑螂及老鼠等,易傳染疾病。

6.《環境毒物》

文具(修正液、黏著劑、白板筆)含有毒溶劑,洗潔劑具腐蝕性,殺蟲劑含毒性物質等危害人體健康。

7.《其他》

節約能源,辦公空間、景觀及舒適感。

二、推行辦公室做環保項目

(一)推動策略與組織

建置推動辦公室做環保組織,並已開始實施有具體目標之計畫。使用環保標章或符合「綠色消費」觀念之產品(配合採購法第96條規定)。

(二)教育宣導

實施定期檢查及獎勵,提供員工辦公室做環保相關資訊並舉辦宣導相關活動。

(三)垃圾分類及資源回收

使用再生紙,不使用保麗龍餐盒,執行廢容器(鐵、鋁罐及塑膠等)及廢電池回收工作,並設置資源回收桶並張貼回收標誌,其回收之資源垃圾妥善處理。

(四)垃圾減量及再利用

使用瓷杯、玻璃杯供應茶水。資料儘量使用雙面印刷或空白背面紙再利用,對內傳送公文袋重複使用,使用更換筆蕊之書寫筆,並做紙類回收。

(五)節省資源

使用省水器具或二段式沖水馬桶,馬桶、水龍頭不漏水。無人開會之會議室關上空調及照明並使用節約能源之燈泡或燈具。

(六)環境衛生及綠美化

盆栽接水容器定期清理,無孳生病媒蚊之虞,定期防除蟑螂、老鼠、跳蚤。飲水機至少每月維護一次、每三個月自行委託合格代檢測機構檢  測水質、水塔至少半年清洗一次。廁所、茶水間清潔,無異味、無積水,並落實辦公室禁菸及適度進行辦公室綠美化。

(七)其他具體效益:

具體節約能源,省電省水量化數據或創新特殊績效。

 

第三章  推動辦公室環保的基本步驟

辦公室做環保成敗之重要關鍵,乃決定是否於持續辦理及定期追蹤與評估,並能參考其他單位實施辦公室做環保情形,以截長補短,檢討實施經驗修正錯誤或造成同仁不便之處,以提升辦公室做環保行動力,建立員工環保共識,增進員工向心力及生產力,皆有極大助益。

一、成立環保工作小組

推動辦公室做環保的第一步驟就是成立「環保工作小組」,以統籌整個計畫的推動事宜。由於辦公室環保是全面性的工作,其成功與否與該小組推動成員是否能夠充分協調與發揮應有的功能有直接的關係。該工作小組的人選應考慮到下列各點:

1.成員中最好能包含總務部門及採購部門的人員及機關(構)最高階主管,總務及採購能直接決定及掌握辦公室是否採買含符合環保理念的環保產品,也能協助垃圾減量及資源回收的工作推動及稽核。高階主管的參與推動與代表決策者對辦公室環保的支持,有助於工作的順利推展與激勵員工投入的士氣及興趣。

2.整體計畫需要一位領導人(小組長或主任委員),此人必須具良好的統籌與協調能力,最好具有豐富的管理經驗,並能得到最高領導階層的信任。

3.採取公開募集方式招募工作小組成員,讓有興趣或對環保有責任感的員工都有機會加入此一有意義之工作團隊,也能免於一些不必要的人事困擾。

二、檢視辦公室的環保工作

辦公室環保工作小組成立之後的第一件工作就是要先瞭解目前辦公室環境品質及資源使用的情形如何,以便擬定日後的成效稽核計畫。以下是一些參考項目:

1.調查辦公室員工的生活及行為習慣

例如瞭解員工通勤使用的交通工具的類型、平時是否習慣製造大量垃圾、是否常使用紙杯及保麗龍餐具、是否購買及使用環保製品的習慣、是否有垃圾分類及回收資源的習慣、是否有抽菸的習慣、是否有使用電子郵件傳遞訊息的習慣及能力‥‥等。其用意在於瞭解員工的生活習慣是否夠環保,以作為擬定教育課程及細部施行策略時之參考。

2.考慮辦公室資源使用的環保觀

辦公室所使用的器具及耗材是否為環保標章產品或環保產品、是否常不經意的浪費紙張或水電、是否將各種尚有價值的物品再利用、是否添購不必要的辦公室用品、是否確實施行資源回收‥‥等。 

3.檢查各種廢棄物的稽核管道及紀錄

是否實施垃圾分類並有完整確實的紀錄、各資源回收桶是否置於適當地點、回收的資源是否有完整的賣出會計紀錄。

三、選擇適合的環保主題並設定目標

一個合適的環保主題可讓多數的員工踴躍參加,而達到令人滿意的效果。以下是幾項選擇環保主題的建議步驟:

1.進行全體員工意見調查,達成共識,促使主管重視環保問題所造成之影響,轉而支持辦公室環保。

2.瞭解社會環保運動之最新趨勢,如環保新政策、熱門環保話題、重大環保社會事件,例如淨山淨灘活動、社區環保推動、資源回收政策等。

3.工作小組依據上述既有資料,開會訂出幾項環保主題,並決定活動目標與方向。

4.工作小組依據活動之目標與方向,針對不同的環保主題進行資料蒐集、訪問或研究。

5.工作小組開會決定主題向決策階層提報活動計畫及其階段性和終極目標。

四、鼓勵員工參與

工作小組在決定環保主題之後,應透過一系列的宣導活動讓員工能對這些主題的內涵與實際的措施及行動有所認識,進而促使他們配合必要的行動,以達成設定的目標。

工作小組可多利用企業定常性的團體聚會時間(如週會或月會)或聯誼活動時向員工介紹環保活動的內容,可配合有獎徵答或摸彩等較輕鬆的方式,達到寓教於樂的目的。工作小組亦可舉辦各部門間的競賽,由企業負責人提供獎金或獎品。此外,工作小組可以在企業內部發行宣導刊物或在已發行刊物上撰寫專文或開闢專欄,反應自己參與活動的感想、建議、批評,以有效溝通,達成共識。

五、追蹤及評估

辦公室環保活動推行之後,工作小組必須訂定一套追蹤及評估的辦法,對工作的成效進行考核。一方面也必須根據階段性成效及員工的意見回饋修正下一階段的活動策略。工作小組可以設計一評估表詳實記錄各種數據,譬如每月影印用紙的數量、廢紙回收率、紙杯使用量、用水量、用電量‥‥等等。對於表現不理想之部門予以輔導,並給予表現良好的部門適時的鼓勵。

六、檢討工作心得

在工作小組完成全程工作後,不論成果如何,都必須對工作中的每一個步驟進行檢討,將經驗傳承給日後從事類似工作的環保工作小組,讓他們瞭解有哪些部分需要改進,有哪些難得的成功經驗需要保持,使得辦公室環保工作能夠越做越好。檢討必須依據詳實精確的監測數據,進行客觀的結果分析,檢討後必須將結果撰寫成書面報告書列檔。

 

第四章  辦公室的環保工作

現代辦公室係為科技創新與經濟發展的重要核心空間,對上班族而言,待在辦公室的時間約佔人生的三分之一,辦公室中所產生的環保問題及環境中潛伏之危害健康因子,與員工生產力的提高、企劃案件的成敗產生密切關係,倘若將辦公室推行環保的工作融入上班族生活中,於辦公室中建立良好環保生活習慣及制度,所產生效益,在政府機構將能呈現具體績效,提升政府形象,企業界則能節省大量經濟成本,因此於辦公室中以推動垃圾分類與資源回收工作為基礎,促使員工養成隨手做環保習慣,除節約經常開支外,亦獲得不少效益,並能激發員工向心力,增進辦公室效率及提升企業形象。

辦公室中推動垃圾分類與資源回收工作以五R(Reduce廢棄物減量、Reuse再利用、Recycle資源回收、Repair可堪使用物品修復及Refuse拒絕購買不符合環保概念之產品)為例,包括:

一、減量(Reduce):

減少辦公室之垃圾量,如:

1.紙類減量:用玻璃杯或瓷杯取代紙杯、雙面印刷、廢紙再使用、使用電子郵件代替紙類公文、公文袋多次重複使用、少用紙餐盒、紙巾、紙盤,多用手帕擦汗、擦手,減少衛生紙和面紙的浪費。

2.少喝包裝飲料,減少廢容器的產生。

3.自備購物袋,避免採購過度包裝產品。

4.有害物質減量:少用溶劑產品(例如膠水、修正液、打字墨水、含二甲苯、甲醇等有毒溶劑之空氣芳香劑),認清商品標示。

二、再利用(Reuse):

辦公室用品使用後可有其他用途或重複使用。

1.紙張再利用:於影印機旁設置「背面紙專用箱」,並應要求員工將可再利用之影印紙依大小分類放置,並以可利用面朝向同一方向,以方便使用者取用。單面使用後之影印紙亦可再利用空白面影印或裁剪為便條紙或草稿紙使用。

2.廢容器再使用:保特瓶、玻璃瓶回收後可做為花卉容器;金屬製品容器可再利用作為栽種植物使用。

3.舊器材再使用:如更換筆蕊之原子筆、鋼筆。

4.多使用再生紙:公文用紙、名片、印刷物,盡可能使用回收再製之再生紙,以減少環境污染。

三、回收再生(Recycle):

將辦公室使用過之物品,全面收回,並做有效分類

1.回收紙類:設背面紙回收箱、廢紙回收箱(注意不要混入訂書針等金屬)回收紙類,但複寫紙、感熱紙、含蠟紙、塑膠等不可混入。辦公室內若使用「收」、「發」標示分類的多層檔案格,那就多用一格標明「回收」以鼓勵大家把紙張留下,而不是信手丟掉。

2.回收廢容器:回收鐵鋁罐、玻璃等廢容器。回收前儘量先沖洗,避免滋生病媒及臭味。可壓縮者儘量壓縮。回收箱及其周圍保持乾淨。容 器上所附之不同材質配件應去除。

3.回收含水銀電池:由於電池的成分中含有汞、鉛、鎘等重金屬,回收時應避免擠壓破損。

4.以上之回收應儘量分別設置回收箱並考量出入之方便性。

5.回收管道:配合政府之回收計畫;回收專線:080085717。

四、再修復(Repair)

辦公室堪用品可修復後再使用,減少資源之浪費,節省採購之費用。如:辦公室冷氣機、電腦器材、冰箱、傳真機、影印機、辦公桌椅等。

五、拒絕使用(Refuse):

推動辦公室綠色消費,不購買、不使用對環境有污染之物品拒絕使用沒有環保觀念的產品,如不利於人體健康、不利自然環境的產品、材質 不利清除處理、易消耗能源、過度包裝,如保利龍、塑膠製品等而選用環保標章產品。

六、辦公室綠美化

以適度的盆栽改善辦公室空氣品質及舒適度,當工作環境無法避免及排除這種「毒物」時,在辦公室內放置大量的綠色植物是最有效的解毒方法。許多易於種植的觀葉植物都有助於減低室內污染,包括甲醛在內。最佳的室內植物是:心狀葉、象耳狀葉片的黃蘗、吊蘭、星點藤、萬年青、蘆薈、鵝掌藤、椒草、巴西鐵樹和彩葉芋。

辦公室的綠色植物放置多少,並無一定的標準。在室內空間的運用原則之下,一般是每十平方公尺放置1∼2棵高1∼2公尺的綠化植物。維護管理時還需注意陽光、空氣和水的照顧。

七、飲用水管理

不管任何廠牌或任何清理方式的飲水機或純水機,其材料都是有壽命限制,需定期清理、更新;否則易孳生細菌及累積污染物,導致疾病的傳播。

水塔及管線的清潔維護是影響水質的重要關鍵,水塔應設在頂樓或遠離污染源處,若設在地下室或地上則易受到污染及滲漏,水塔要加蓋,通氣管要加細網,以防止昆蟲誤入,且至少每半年清洗一次。管線時常維修,避免破損導致污染入滲。

 八、空調管理

密閉式的辦公室幾乎全部靠空調的功能來維持室內的空氣品質。因此,不管是中央空調系統或是一般的空調設備,皆應有正確的使用與保養,方能享受良好的空氣品質,避免退伍軍人症的發生。

1.嗜肺性退伍軍人桿菌是一種耐酸、耐高溫的細菌,它的傳染係經由「可生成飛沫之設備」—譬如冷卻水塔、箱型冷氣機、除濕機、噴水池、蓮蓬頭及自來水龍頭等。

2.受嗜肺性退伍軍人桿菌污染的水體,藉由上述設備形成極微小的飛沫;而含此菌的飛沫被人體吸入肺部後,造成感染。

3.根據研究顯示,退伍軍人症的高危險群是:

(1)年長者

(2)吸菸者

(3)糖尿病患者

(4)慢性肺部疾病患者

(5)腎臟病患者

(6)惡性腫瘤患者

(7)免疫機能受損者

4. 退伍軍人症的預防:

(1)冷卻水塔是最大的病原體孳生源,故每半年至少應清洗一次。

(2)箱型冷氣機、除濕機,包括易潮濕及溫度較高的底部、背部,還有過濾網等,也都要定期清洗或更換,以確保吹出來的空氣是乾淨的。

(3)浴室的蓮蓬頭常常清洗,以免藏污納垢,變成病菌孳生的溫床。

另外,辦公室內應嚴禁吸菸,張貼禁止吸菸標誌,必要時規劃吸菸區,或請其至屋外吸菸。

九、節省資源

辦公室的資源主要是「水」及「電」兩部分,其中節省水資源部分,應確實檢查水龍頭、水管、水塔及馬桶是否有漏水現象,馬桶之購買是否選購省水馬桶或設置二段式沖水設備,水龍頭是否裝置省水器具,這樣每人每天可以省下五十公升的水,一年下來等於是十億立方公尺的水;而在用電部分,台灣約95﹪的能源仰賴國外進口,辦公大樓的主要能源來自於電,而影響用電量的因素有:

1.建材:如玻璃帷幕牆的建築物受陽面積大,室內完全要靠空調設備來控制溫度,用電量相當大。密閉式辦公室比通風式辦公室耗電。

2.屋向:台灣五∼九月平均日照量以水平面最大,東西面次之,南面再次之,北面最小,他們的比值是4:2:1:0.8,屋向的日照量愈小愈省電。

3.熱源:太陽輻射透過牆壁、屋頂、玻璃等通入口將熱傳至室內。如在屋頂、天花板、牆壁或地板使用5公分左右厚度的隔熱材,則可省電25﹪。

4.室內電器:室內擺設太多發熱的電器,如:燈、烤箱、烤爐等,則耗電量大,冷氣的負荷也大。

而在同仁使用方法上,不妨落實無人使用之會議室關掉燈源及冷氣、高耗電量之電器如冰箱、微波爐、烤箱、影印機等避免同時使用一個插座;儘量多走樓梯,少乘電梯,燈具每半年清洗一次,管線定期維護保養,空調儘量控制在室內外溫差5℃為宜。綜合以上,如能在添置辦公設備時,選購獲得環保標章之電器產品,則可達成有效的節能目標。(行政院環境保護署印製有綠色採購指南可供民眾索取)

十、病媒害蟲防治

台灣濕熱的氣候也助長了病媒害蟲的孳長,蟑螂、蟲鼠問題愈來愈嚴重,故環境衛生的改善才是妥善之道,例如:經常清洗積水容器(花瓶、水缸、水耕植物等)、有機廢棄物於丟棄時應密封、垃圾桶應加蓋、定期消毒辦公室環境、倉庫、貯藏室定期清理、辦公室儘量避免吃零食等。而在蟲害防治工作中,最主要的就是殺菌消毒劑的問題,其中最常含有的成分是甲酚,甲酚很容易經由皮膚、呼吸道黏膜吸收,進而傷害人體的肝、腎、肺、胰、脾、中樞神經系統等。除此之外,消毒劑中還可能有乙醇、甲醛、阿摩尼亞和氯等有毒物質。

實際上,要減少面積較大表面(如牆及地板)上的細菌,可以使用半杯硼砂溶解在4公升的熱水中加以清洗;定期以肥皂及水清洗,也可控制細菌的生長;如非使用液體消毒劑,有一種在醫院中用來泡器械的消毒藥品可提供選用。它的學名是Benzalkonium choloride(一般稱Zephirin),1:750的水溶液濃度即可。

 

第五章  辦公室做環保成功的重要因素

除了以上的項目、步驟外,辦公室資源回收工作是否能成功地推動,達到預期目標,下列是幾項重要的關鍵因素。

一、管理領導階層的支持與配合

雖然辦公室環保推動工作小組的成員不見得以管理領導階層為主,在政策的宣導及活動的推行上便容易遭遇各種問題,活動經費的取得也會成為問題。唯有得到管理領導階層的支持,該活動才能順利推展。

二、員工之參與

全體員工之參與必須考慮二方面:一是公開募集志願人員參與工作小組的決策與行政工作,二是將活動落實到每一個員工身上。如此較能由大多數遵守環保規定的人給予少數環保習慣不良者群體壓力,讓他們在辦公室的行為自然越來越環保。

三、便利性

有效的考量辦公室環保推動性,將能獲得事半功倍之成果。譬如:餐廳或交誼中心設置資源回收桶,影印機及列表機旁放置紙類回收箱,背面紙回收箱紙張依大小分別放置,同時放置之面向統一,充分方便同仁隨手做環保與再利用。

四、目標的明確性

訂立明確的目標工作。譬如:標定十一月份結束前辦公室用紙量要降到去年同期的60﹪以下,回收要達到90﹪以上…等等。

五、 溝通、宣導與檢討、評估

由工作小組舉辦座談會或在平常開放諮詢時段讓員工可表達意見,適時調整活動內容與措施。對於實施成效與員工的反映,工作小組的作法必須形成一即時回報的意見與資訊回饋運作系統。使得活動進行的過程中就可不斷的改進,逐步達到最佳化。

第六章  結語

辦公室做環保之推動係屬較鎖碎、繁雜之工作,亦容易因推動而造成同仁們部分習慣上的不便。
此須藉由高階主管的重視,再透過健全的自發性組織及制度,持續性定期改善檢討,充分教育宣導到每位共同生活圈的同仁,而融入日常生活習慣。目前多數政府部門及企業界均已建立辦公室做環保之觀念並獲致初步之具體成果,期盼能夠持續推動,以聚沙成塔,積水成河方式,將環保工作點點滴滴,積少成多,最後必將從這點點滴滴的累積,看到豐碩的成果。進而將政府機關及企業單位優良之執行成效,推廣至社會各界,使環境資源做最有效之利用,以達永續發展之目標。

      資料來源 : 行政院環境保護署